信息系统项目管理：采购、招投标、合同与实施中的注意事项
在最近的软件考试结束后，随即整理了信息系统项目管理 和系统集成项目管理 相关知识点，包括采购环节、招标投标流程以及合同条款等内容。目前不深入讨论具体的项目管理流程。旨在为日常工作与备考复习提供参考建议，并欢迎有需要的同学在评论区留言交流！
一、项目立项管理
项目立项管理涉及多个关键环节：
其中包括：
- 项目的前期调研；
- 项目的效益评估；
- 审批程序；
- 中标流程；
- 合同谈判与签订的具体步骤。
二、项目可行性研究
项目可行性研究涵盖多个关键要素：首先是投资必要性分析，其次是技术可行性的评估，在财务方面也需要确保资金支持；从组织架构的角度出发进行规划；经济可持续性是核心考量；社会影响性和风险因素分析也是重要部分，并提出相应的应对策略
三、采购流程
- 制定采购需求说明书或项目规划框架。
- 编制高级别成本预估并获得上级认可。
- 发布招标 notice （采购公告）。
- 筛选并确认合格供应商列表。
- 制作并发布招标文件包。
- 请供应商提供投标方案书。
- 对投标文件进行技术及质量全面审查。
- 执行投标报价分析与成本核算。
- 综合评审结果后生成最终候选方案报告。
- 完成谈判流程后签订采购合同。
四、招投标流程
招标阶段
- 编制招标文件：
1. 招标人根据项目需求和采购目标，编制详细的招标文件。
2. 招标文件应包含项目的背景、招标范围、技术要求、质量标准、服务内容、交货方式、报价方式、评标方式等关键信息。 - 发布招标公告：
1. 通过公开渠道发布招标公告，明确招标要求、时间、地点等信息，吸引有意向的企业参与投标。
2. 采购公告正式媒介发布至发售资格预审文件（或招标文件）的时间间隔一般不少于10日。 - 资格预审（如适用）：
1. 在公开招标中，招标人需要对投标人的资格进行预审，确保投标人具备实施项目的能力和经验。
投标阶段
- 编写投标文件：
- 投标人按照招标要求编制投标文件，并提供相应的解决方案及报价。
- 投标文件应当符合招标要求的内容包括但不限于技术方案书、实施计划安排以及质量保障体系等各项细节。
- 提交投标文件：
- 投标人应当在指定时间内向招标方递交完整的投标材料包。
开标与评标阶段
- 开标：
- 根据既定时间和地点安排开标活动，并全面展示所有投标文件内容。
- 评标：
- 评标委员会基于投标文件质量、成本及实施计划等多方面因素进行综合评估，并最终确定最合适的企业作为中标方。
- 评标过程坚持遵循公正性原则以及公平性的标准。
中标与合同签订阶段
- 确定中标者：
- 招标人依据评标委员会的评审结果挑选最合适的投标方作为中标方。
- 公示中标结果：
- 招标结果被公布于众，并受到社会各界监督。
- 中标方与招标人签署合同文件以明确双方的权利义务关系。
- 签订合同：
- 中标方与招标人签署协议书以明确双方的权利义务关系。
- 所签协议的内容应当与招标文件以及投标文件完全一致。
项目实施与监督阶段
- 项目实施：
- 中标单位遵循合同条款启动项目实施。
- 监督与协调：
- 采购方在工程推进阶段对中标单位进行指导与配合，并确保工程既按时又高质量地推进。
五、招投标的注意事项
- 招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜；
- 国有资金占控股或者占主导地位的且依照国家有关规定必须招标的项目，应当公开招标，但特殊情形下，可以邀请招标；
- 依法必须招标的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件的截止日期止，最短不得少于20日；
- 投标人在提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人；
- 履约保证金不能超过中标合同金额的10%；
- 开标应当在确定招标文件，提交投标文件的截止时间的同一时间公开进行；
- 投标人少于3个的，不得开标，招标人应当重新招标；
- 在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，招标人应当拒收；
- 投标文件中有含义不明确的内容、明显的文字或者计算错误，如果评标委员会认为需要澄清，可以书面通知投标人，投标人以书面回复，但不得超出范围或者改变实质性要求。
- 评标完成后，评标委员会应当向招标人提交书面的评标报告和中标候选人名单，中标候选人应当不超过3个，并标明排序；
- 招标人应当确定排名第一的中标候选人为中标人；
- 中标确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人；
- 招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同；
- 中标人按照合同约定或者经过招标人同意，可以将中标项目的部分非主体、非关键性工作分包给他人完成；
六、采购文档
可包括：招标文件，采购工作说明书，独立成本估算，供方选择标准。
七、招标文件
- 信息邀请书（RFI: Request for Information）要求卖方提供关于拟采购的商品和服务的更多信息。
- 报价邀请书（RFQ: Request for Quotation）要求供应商提供有关其将如何满足需求或所需成本的信息。
- 建议邀请书（RFP: Request for Proposal）适用于当项目出现不确定的问题时。
八、采购工作说明书
涉及以下各项内容：技术参数、需求量、质量标准等。其中需包含以下内容：1. 规格 - 技术参数；2. 所需数量 - 需求量；3. 质量水平 - 质量标准；4. 绩效数据 - 考核指标；5. 履行期间 - 执行期限；6. 工作地点 - 执行地点；7. 支付进度计划 - 付款计划安排；8. 其他要求 - 额外条件
九、供方选择标准
主要包含能力与潜能、产品成本与寿命周期成本、交货日期、技术专长与操作方法、具体相关经验、响应工作说明书所需的方法及工作安排、关键员工的能力、可用性与适配度、组织财务稳健性以及管理经验和过往积累的知识转移方案（涵盖培训方案）。
十、协议
可以是：合同、服务水平协议（SLA）、谅解备忘录、协议备忘录（MOA）或订购单。
十一、合同
合同类型
- 定价方式包括定额金额（Firm Fixed Price, FFP）、定额+激励金（Fixed Price Incentive Fee, FPIF）以及定额+经济价格调增（Fixed Price with Economic Price Adjustment, FPEPA）三种形式。
- 成本补偿方式包含基础预算费（Cost Plus Fixed Fee, CPFF）、成本+奖励金（Cost Plus Incentive Fee, CPIF）以及基础预算+奖励金（Cost Plus Economic Adjustment Fee, CPEAF）三种类型。
- 工料协议书属于一种综合型协议书，在吸收两种基本形式特点的基础上形成自身体系。
合同类型的选择
- 当工作范围清晰明确且项目设计已提供详细说明时，请采用总价合同；
- 当工作性质明确但工作量尚不明确且工作内容相对简单又需迅速签订合同时，请选用工料分包合同；
- 若工作范围尚不明确，则应采用成本补偿分包合同；
- 若双方共同分担风险，则采用工料分包形式；
- 在买方承担成本风险的情况下，请选用成本补偿分包合同；
- 卖方承担成本风险时，请采用总价合约为宜；
- 针对采购标准品且数量较小的情况，请选用单边合约为宜。
合同的内容
- 项目名称
- 标的的内容和范围
- 项目的质量要求
- 项目的计划、进度、地点、地域和方式
- 项目建设过程中的各种期限
- 技术情报和资料的保密
- 风险责任的承担
- 技术成果的归属
- 验收的标准和方法
- 价款、报酬及其支付方式
- 违约金或者损失赔偿的计算方法
- 解决争议的方法
- 名词术语解释
- 补充条款或者附件（相关文档资料、项目变更的约定、技术支持服务）
合同违约索赔
索赔分类
基于目的进行划分：涉及工期方面的以及涉及费用方面的。根据依据来进行划分: 合同方所认可与不认可两种类型相关的事宜。从业务属性出发归类: 工程相关的以及商务相关的类别中分别对应着不同的处理程序类型
合同索赔流程
- 当发生索赔事项时，在规定的28个工作日内完成并提交书面形式的索赔意向书。
- 在收到承包人发出的索赔通知后的28个工作日内, 提出延期工期及/或补偿经济损失的相关报告及其相关文件。
- 在收到送交的报告及相关材料后, 监理工程师应在28个工作日内作出回复, 若有必要可要求承包方补充相关的理由和证据。
- 若监理工程师在收到承包方送交的相关材料后超过28个工作日未作出回复, 或者未能对承包方提出进一步的要求, 则视为该项索赔事项已获认可。
- 当发生持续性的索赔事件时, 应当分阶段向监理工程师提交相应的证明文件; 在整个事件结束后, 在规定的时间内提交完整的证明文件及最终报告; 监理工程师应在收到完整材料后28个工作日内作出回复或要求承包方补充理由和证据; 若未能及时处理则视为该事项成立。
- 如对上述决定不服可申请仲裁或提起诉讼。
最后一个问题：在项目中使用哪些类型的合同？关于合同的费用计算问题有哪些疑问？欢迎留言讨论。
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以上内容来自信息系统项目管理，仅供参考；